Creando órdenes de compra
El primer paso en el proceso de adquisición a pago es crear órdenes de compra. Estos objetos representan un documento que solicita formalmente la compra de un bien o servicio a un proveedor. Para crear una orden de compra, necesitamos integrar la mayoría de los elementos creados en tutoriales anteriores, como entidades contables, socios comerciales y otros. Asegúrese de consultar la sección Primeros pasos del tutorial antes de continuar con las órdenes de compra.
Podemos acceder a la aplicación de órdenes de compra a través de la aplicación en el grupo de tarjetas PROCURE-TO-PAY. Creemos una orden de compra ingresando al formulario de creación. El primer paso es seleccionar la información básica de la orden de compra, como la entidad contable que contabiliza esta orden, la entidad de compra y grupo que la maneja, el proveedor que nos venderá los productos y la moneda en la que se manejará la compra. pulg. Realizaremos una orden de compra para el socio comercial Housionity que maneja nuestra división de EE. UU.
Sólo puede seleccionar entidades contables cuyas compras puedan ser manejadas por la entidad de compra seleccionada. Dirígete al tutorial de entidades de compra para obtener más información.
El siguiente paso es definir los artículos que componen la orden de compra. Podemos comenzar seleccionando el artículo y los tipos de inscripción. El tipo de artículo indica si el artículo corresponde a un producto físico (bienes) o un servicio. El tipo de inscripción es un campo que se utiliza para indicar la responsabilidad de la compra. Puedes elegir entre una imputación de inventario o una imputación de gastos. Luego de esto, seleccionamos el grupo de productos y el producto que se comprará para este artículo de la orden de compra. También ingresamos el lugar de entrega, el almacenamiento de entrega y la fecha de entrega requerida. Estos tres campos son opcionales a menos que seleccionemos un tipo de asignación de inventario, lo que hace que el campo de ubicación sea obligatorio. Finalmente, ingresamos la cantidad de la compra, la unidad de medida de las cantidades y el precio unitario neto del producto. Para este ejemplo, realizaremos una orden de compra con dos artículos de diferentes tipos de artículos y de adscripción.
El precio unitario neto se obtiene fuera de AppliQloud a través de la comunicación con su socio comercial. Asegúrate de ingresar el precio acordado, de lo contrario tendrás que cancelar la orden de compra y crearla nuevamente.
Una vez que creamos la orden de compra, ocurre un proceso vital. La orden de compra viaja desde nuestro sistema al PIC, donde nuestros socios comerciales pueden interactuar con una versión de la orden de compra desde su propia perspectiva. Este proceso lo podemos verificar ingresando a la plataforma como contacto de nuestro socio comercial Housionity, e ingresando la tarjeta Solicitudes de orden de compra en el grupo de tarjetas PROCURE-TO-PAY.
Podemos ver que la orden de compra que acabamos de crear aparece en el entorno del proveedor. El proveedor puede mirar la orden de compra y realizar algunas acciones desde su perspectiva, como crear un plan de entrega. Los planes de entrega se utilizan para que el proveedor indique cuándo se entregará (o se completará en el caso de un servicio) cada artículo de la orden de compra. Una vez que el proveedor crea un plan de entrega, podemos acceder a él desde la aplicación de administrador.
Una vez que el proveedor ha creado y aceptado la orden de compra, ingresa a un ciclo de facturación en el que todos los artículos de la orden de compra deben recibir una factura. Aquí el proceso toma un ligero desvío dependiendo de los atributos de los artículos de nuestra orden de compra. Si el artículo de la orden de compra tiene un tipo de artículo de SERVICIO o un tipo de adscripción de GASTO, directamente podemos comenzar a crear facturas para estos artículos. Sin embargo, si el artículo tiene una asignación de inventario en un artículo de bienes, debe registrar que los bienes se han recibido antes de permitir que se cree una factura. Esto se gestiona mediante la creación de la entrada de mercancías.