Creando facturas

Las facturas son un tipo de objeto diferente a los que hemos manejado anteriormente en el proceso P2P, ya que no las creamos nosotros como administradores, sino nuestros socios comerciales directamente en el PIC. Para comenzar el proceso, veremos la perspectiva de un socio comercial.

Al analizar los artículos de la orden de compra de nuestro pedido activo, podemos ver que el artículo de entrada de mercancías que se creó en el tutorial anterior, ahora se muestra como una cantidad recibida. Esto es crucial para los artículos de inventario, ya que los socios comerciales solo pueden facturar cantidades hasta la cantidad recibida. Los tipos de artículos de servicio o los tipos de gastos de asignación se pueden facturar por cantidades hasta el monto del artículo de la orden de compra. Crearemos una factura para ambos artículos para ver esto en acción. Acceda al formulario de creación directamente en la página de artículos de la orden de compra eligiendo la acción de crear factura.

El primer paso es ingresar los datos básicos de la factura, como la moneda, la orden de compra, la fecha de la factura, la descripción de la factura y un identificador para que el proveedor reconozca sus propias facturas.

Luego de esto, al igual que al crear entradas de mercancías, elegimos las partidas de la factura que corresponden a las partidas de la orden de compra que queremos incluir en la factura. Aquí, el proveedor puede ver la cantidad restante o facturable y puede establecer un precio unitario neto diferente en caso de que sea necesario. Campos adicionales como el monto del impuesto, el monto de los cargos adicionales y la descripción del artículo también se incluyen, pero son opcionales.

El siguiente paso es subir los archivos de la factura. Este es un proceso interesante ya que cada país tiene diferentes requisitos y validaciones para sus facturas, por lo que AppliQloud obtiene una lista de tipos de factura requeridos dependiendo del país fiscal de la entidad contable y socio comercial de la orden de compra. Por ejemplo, una transacción entre una entidad contable en EE.UU. y un socio comercial que también está en EE.UU., solo requerirá un archivo .pdf sin validaciones, pero una transacción entre dos entidades de MX, requerirá un archivo .pdf, así como un archivo .xml que contiene varios procesos de validación con las autoridades fiscales del país. Si los archivos subidos no pasan estas validaciones, aparecerá un mensaje de error al intentar guardar la factura.

Finalmente, el proveedor puede optar por solicitar automáticamente la aprobación de la factura. Esto expondrá la factura al administrador y le permitirá aprobarla o rechazarla. Si el proveedor decide no solicitar la aprobación, puede editar la factura y luego solicitar la aprobación manualmente.

Una vez guardamos la factura, podremos ver que el estado es Pendiente de aprobación. Ya podemos ingresar a la plataforma como nuestro administrador del sistema y ver la app Facturas de compra.

Podemos ver que la factura que acabamos de crear desde la perspectiva de nuestro proveedor se muestra en el informe. Para este ejemplo, lo rechazaremos y agregaremos un mensaje de rechazo para que nuestro proveedor sepa qué salió mal.

Ahora, si miramos las facturas desde nuestra perspectiva de proveedor, veremos que nuestra factura fue rechazada, así como los comentarios de rechazo. El proveedor ahora debe editar la factura para corregir los comentarios hechos por el administrador y solicitar la aprobación una vez más.

Al iniciar sesión como nuestro administrador, ahora asumiremos que todo se ve bien con la factura y la aprobaremos. El proceso de aprobación requiere que definamos una fecha de pago planificada, por lo que la ingresamos en la ventana emergente. El cambio debe verse tanto desde la perspectiva del administrador como del socio comercial.

Una vez aprobada nuestra factura, ya podemos pasar a registrar los pagos en nuestras facturas.